Entwicklung der Tierheim-Software TIGON
Ausgangslage
Nach 20 Jahren im Einsatz hatte die bestehende Tierheim-Administrations-Software ausgedient. Sie war technisch überholt und konnte den wachsenden Anforderungen der täglichen Arbeit im Tierheim nicht mehr gerecht werden.
Unser Auftrag war es, eine neue, zukunftsfähige Lösung zu entwickeln, die den Verwaltungsaufwand reduziert, Prozesse optimiert und die Kommunikation verbessert – und das alles mit einem intuitiven User Interface und einer durchdachten User Experience.
Einführung neuer Konzepte und digitaler Prozesse
In enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam analysierten wir die bestehenden Prozesse und entwarfen neue, durchdachte Konzepte. Wir integrierten die Anforderungen der Tierheim-Mitarbeitenden von Anfang an, um die tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern. So konnten Arbeitsabläufe nicht nur optimiert, sondern auch digitalisiert werden. Beispielsweise werden Tiere, die neu ins Tierheim kommen, direkt im System erfasst – ohne Umwege über Papierformulare. Das minimiert Fehler und Folgeprozesse werden sofort ausgelöst.
Trennung von Tier, Pflege und Fallführung
Die grösste Änderung ist die Trennung von Tier, Pflege und Fallführung in eigene Arbeitsbereiche. Diese klare Strukturierung ermöglicht es den Teams, unabhängig voneinander zu arbeiten. Zuvor waren die Arbeitsmasken gemischt und Daten mussten an verschiedenen Stellen ergänzt werden. Das führte zu Ineffizienzen und Unklarheiten.
Digitalisierung des Eintritts- und Austrittscheck
Die Prozesse des Eintritts und Austritts eines Tiers wurden vollständig digitalisiert. Vorher wurden die Prozesse auf Papier durchgeführt und mussten dann anschliessend manuell im System erfasst werden. Dies sorgte einerseits zu Mehraufwand und verzögerte die nachgelagerten Prozesse.
Heute erfolgt alles digital, wodurch Abhängigkeiten minimiert und wertvolle Arbeitszeit eingespart werden konnten.
Umfangreiche Funktionen
Die neue Software ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die den administrativen Alltag im Tierheim effizienter gestalten. Hier ein paar Beispiele:
Dashboard
Alle relevanten Kennzahlen und aktuellen Aufgaben sind auf einen Blick sichtbar und erleichtern den Einstieg in den Arbeitstag.
Benachrichtigungen
Wichtige Benachrichtigungen wie beispielsweise über den Eintritt eines neuen Tieres erreichen die relevanten Nutzergruppen sofort und beschleunigen die Kommunikation.
Globale Suche
Die leistungsstarke globale Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Tieren, Kontakten, Fällen und weiteren Einträgen, wodurch Zeit gespart wird.
Tier-, Kontakt- und Fallverwaltung
Tiere, Kontakte und Fälle können separat bearbeitet werden. Ausserdem werden alle Daten an einem Ort gespeichert, wodurch es für die Benutzer:innen einfacher wird ihre Arbeit zu erledigen oder Informationen abzurufen.
Aufgabenmanagement
Das integrierte Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass keine Aufgabe vergessen geht und die Kommunikation im Team reibungslos funktioniert. Zudem erfolgt so auch gleich die lückenlose Dokumentation des Gesundheitszustands der Tiere.
Eintritts- und Austrittscheck
Vom Eintritt bis zur Vermittlung eines Tieres werden alle notwendigen Schritte digital erfasst, dokumentiert und organisiert, um eine durchgängige Betreuung zu gewährleisten.
Vertragserstellung und Leistungsverwaltung
Das Erstellen von Tierplatzierungsverträgen und eine saubere Leistungserfassung sind direkt in der Software möglich.
Fakturierung
Mit der integrierte Rechnungsstellung können die Mitarbeitenden im Sekretariat angefallene Leistungen einfach verrechnen und die Rechnung inklusive Swiss QR-Code erstellen.
Benutzer- und Rollenmanagement
Mit einem flexiblen Rollenkonzept lassen sich Zugriffsrechte präzise steuern, sodass alle Mitarbeitenden genau das sehen, was relevant für sie ist. Zudem können Mitarbeitende, die in verschiedenen Teams oder auf verschiedenen Stationen arbeiten mit wenigen Klicks festlegen, wo und in welcher Funktion sie heute arbeiten.
Audit Log
Für maximale Transparenz werden alle relevanten Aktionen im System dokumentiert – eine Funktion, die Vertrauen schafft und hilft Änderungen oder Fehler nachzuvollziehen.
Statistiken
Umfassende Analysen und Auswertungen erleichtern es, den Betrieb des Tierheims kontinuierlich zu optimieren und das Reporting an diverse Anspruchsgruppen zu vereinfachen.
Verwaltung von Stammdaten
Ausgewählte Benutzer:innen können Stammdaten wie Tierarten, neue Leistungen oder Filterkategorien hinzufügen und bestehende deaktivieren.
Das Ergebnis
Die neue Lösung ist mehr als nur eine Verwaltungssoftware – sie ist ein effizientes Werkzeug, das Mitarbeitenden den Rücken freihält und sie bei ihrer wichtigen Arbeit unterstützt. Durch die modulare Struktur ist die Software flexibel und kann an zukünftige Bedürfnisse angepasst werden. Unser Ansatz, konsequent auf Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität zu setzen, hat sich ausgezahlt: Die Rückmeldungen des Teams sind mehrheitlich positiv, und die Software leistet bereits im Alltag wertvolle Dienste.
Für uns als Tierliebhaber ist dieses Projekt eine echte Herzensangelegenheit. Wir sind stolz, unseren Beitrag zu einem Projekt leisten zu können, das die Arbeit für das Tierheim Pfötli der Stiftung TierRettungsDienst nachhaltig verbessert und somit direkt den Tieren in Not hilft.
Wenn auch du die wertvolle Arbeit des TierRettungsDienst unterstützen willst, kannst du dies mit einer kleinen Spende oder durch eine Adoption eines Tiers.